Odoo, código abierto para dar respuesta a exigencias cerradas

Odoo, antes OpenERP, es un software de gestión empresarial cuya penetración en el mercado ha facilitado el trabajo, el conocimiento, las tareas y el análisis a diferentes modelos de negocio que comparten un objetivo común: tomar decisiones que les conduzcan al éxito.

En este artículo se tratan las funcionalidades que nos ofrece Odoo respecto a la gestión de recursos humanos ya que, a pesar de ser un ERP de propósito generalista, en el apartado de recursos humanos cuenta con varios módulos para su gestión que permiten registrar de base varios campos en este aspecto, lo que supone una puesta en valor de sus funcionalidades y a la vez un incremento de su potencial de comercialización y consolidación dentro de las empresas.

Los módulos de RR.HH. de Odoo admiten desde el registro más simple de los empleados, en donde se procede a darlos de alta y definir cuál es su puesto de trabajo, hasta operaciones más completas que permitan realizar encuestas de satisfacción de personal, evaluación del grado de desempeño, control de asistencia, contratos de trabajo, facturación según horas, gestión de gastos, etc., y todo ello desde una óptica global en la que se establece un completo sistema de control de prestaciones gracias a la gestión de los periodos vacacionales y a la evaluación de su grado de desarrollo y satisfacción.

Algunas de las operaciones soportadas por los módulos de recursos humanos y que representan una oportunidad para dar forma personalizada y específica a las necesidades de cada modelo organizativo son:

Registro de fichas de empleado, contratos, nóminas

La gestión de empleados se iniciaría definiendo los departamentos en los que está estructurada la compañía, estableciéndose las estructuras jerárquicas que sean necesarias y con la posibilidad, de no haberse abordado antes, de crear los registros de los propios empleados desde esta opción del menú, con lo que se asignan las personas responsables de cada dirección al mismo tiempo que las personas que integran cada equipo.

Los contratos de trabajo en Odoo, posibilitan el registro de las condiciones particulares y específicas que cada empleado tenga en nuestra compañía y así se pueden fijar las condiciones salariales, periodo de inicio/fin del contrato, bonos y retenciones por trabajador, entre otros registros que resulten de interés y necesario para cada caso.

El módulo de nóminas incluye un motor genérico que maneja todo lo que se necesita para calcular los recibos de sueldo, los impuestos a pagar, etc., favoreciendo con su versatilidad recoger todos aquellos aspectos que afectan a los salarios de los trabajadores y a su fiscalidad.

Gestión de tickets y hojas de gasto

Estos módulos facilitan el registro de los gastos que realizan los empleados/as en nombre de la compañía, para que a posteriori puedan ser reembolsados por la organización a cada uno de los empleados que ha asumido dicho gasto. Odoo permite registrar diferentes gastos configurando un producto para cada uno de esos gastos, por ejemplo: gastos de desplazamientos en coche particular que se reembolsa según unidades de distancia (Km), gastos de dietas de tickets de comida que se reembolsa según ticket, y compras varias que también se reembolsan según ticket, etc.

Flujo de gastos

Un empleado/a registra en el ERP un gasto y este nuevo gasto debe ser aprobado por el supervisor del empleado a fin de que se ejecute con autorización. Una vez realizado, se reembolsará al empleado que en este flujo actúa como un proveedor. Este gasto puede ser vinculado a una cuenta analítica de un proyecto concreto de forma que incurra en costes para ese proyecto y así facilite el análisis de las inversiones o gastos ejecutados en el desarrollo de un proyecto y por lo tanto habilite la capacidad de pormenorizar y entrar en detalle de las peculiaridades o exigencias que ha tenido cada uno de los proyectos asumidos.

Gestión de ausencias y vacaciones

El módulo encargado de la gestión de vacaciones realiza la función de registro de todo tipo de ausencias por parte de los empleados. Para su configuración se establecen dos grupos: por una parte están los empleados que registran sus solicitudes de ausencias en Odoo y por otra parte están los encargados de aprobar dichas solicitudes.

Para la gestión de solicitudes de ausencia deben definirse los tipos de solicitud. Un tipo de solicitud lleva asociado un nombre como “vacaciones” y también una configuración que indica si permite o no negativos. Las solicitudes de ausencia podrán agruparse por su tipo, y automáticamente el ERP realiza un sumatorio de todas las ausencias de cada tipo. De esta forma si tenemos en cuenta las asignaciones de vacaciones como positivas, y las solicitudes de vacaciones como negativas, la cuenta nos indicará los días de vacaciones restantes.

En caso de que no se permitan negativos, un empleado nunca podría solicitar una ausencia de un tipo en la cual no tuviera “saldo” positivo. Esto es útil por ejemplo para llevar una gestión despreocupada de las vacaciones: el ERP se encarga de llevar la contabilidad de los días disfrutados y restantes.

En caso de que sí se permitan negativos, un empleado podría solicitar una ausencia de ese tipo a pesar de no tener “saldo” positivo. Esto se usa principalmente para tipos de ausencia como permisos médicos o situaciones especiales en las que no ha podido haber una previsión y ha surgido una situación sobrevenida a la propia actividad laboral.

Siempre una solicitud de ausencia debe ser aprobada en dos fases: en una primera fase es el director asociado al empleado que la solicita, quien debe realizar la primera validación, y luego esta solicitud es recibida en el departamento de recursos humanos y es en este departamento en el cual se realiza la segunda validación, para todo tipo de ausencias.

Control de presencia

En algunas empresas es obligatorio el control de presencia de las horas realizadas por los empleados. Odoo nos permite realizar este control mediante el fichaje a la entrada al centro de trabajo y a la salida.

Puede materializarla cada empleado accediendo con sus credenciales al ERP, o podría instalarse en un punto de entrada un ordenador o tablet. En la pantalla estaría visible un tablero con las imágenes de todos los empleados de la compañía y cada empleado solo tendría que pinchar en su imagen y fichar entrada o salida, manteniendo la personalización y el acceso inequívoco, que garantice cierta protección y responsabilidad en el uso del registro.

Este proceso también puede integrarse con dispositivos de reconocimiento biométrico, tarjetas, NFC, etc., que resulten de mayor relevancia o adecuación según las particularidades de cada tipo de organización.

Calendario laboral de los empleados

Odoo nos facilita un calendario individual para cada empleado. Los eventos que se registran pueden asociarse con otros empleados o con otros clientes. Los demás asistentes al evento reciben automáticamente notificaciones por correo electrónico informándoles al respecto de este evento. Esta funcionalidad de envío de emails automáticos se configura en la ficha del cliente de forma que, si no queremos que un cliente determinado reciba estos correos electrónicos es suficiente con desactivarle la funcionalidad en su ficha.

Existe la posibilidad de sincronizar nuestro calendario en Odoo con el calendario en Google, de forma que los eventos registrados en una plataforma se trasladen a la otra.

En resumen, las posibilidades y funcionalidades de Odoo permiten que las características específicas y las necesidades derivadas de cada modelo de negocio y de la tipología de plantilla que lo integra sean diseñadas, controladas y rentabilizadas a través de este sistema, facilitando que el tratamiento y gestión del área de recursos humanos, cada vez con más peso y valor dentro de las empresas, sean tratadas y adaptadas a las circunstancias específicas.

En definitiva, un sistema de código abierto como Odoo permite que humanicemos el tratamiento de la información de una manera más cerrada y estipulada; se trata de lograr que los resultados obtenidos y las ventajas que ofrece se ponga a disposición de empresas más innovadoras, modernas y concienciadas con que el capital humano es su mejor recurso y el que facilita la consecución de resultados más exitosos.

Proceso de evaluación

En el apartado de evaluación de rendimiento de empleados también tenemos a nuestra disposición una herramienta completa que cubre las necesidades básicas. Mediante el uso de encuestas se puede evaluar diferentes parámetros de nuestros empleados.

Odoo nos permite estableces planes de evaluación que podrán ser de ejecución periódica.

El proceso para realizar evaluaciones pasa por la creación de las plantillas de preguntas que luego se utilizarán en las evaluaciones. Al tener la encuesta con sus plantillas se puede enviar para recolectar los resultados.

Como se puede ver para el departamento de recursos humanos el ERP Odoo está bastante adaptado generalmente. A parte de estos módulos también dispone de otros muchos como podría ser el de selección de personal, hojas de asistencia, etc., todos integrados en una única aplicación lo que facilita mucho a la hora de mantener los permisos de acceso bien acotados. Esto es importante en el caso accesos al apartado de fichaje sobre todo con los perfiles de mucha rotación.

Desde Softic estamos acostumbrados a instalar, especialmente a adaptar los módulos de recursos humanos, y sobre todo a crear nuevos módulos integrados con los ya existentes que extiendan funcionalidades no contempladas.

Pablo Rodríguez

Consultor en informática