La función de un sistema de control presencial es automatizar el registro de presencia de cada empleado/a y tratar estos registros con diversas finalidades, como pueden ser computar horas a un proyecto, contabilizar las horas trabajadas o generar documentación. Finalmente, la tarea más tediosa corresponde a los empleados/as, que deben hacer constar su incorporación o abandono del puesto laboral.
La decisión de qué sistema utilizar para que los empleados/as hagan constar su presencia pasa por barajar una combinación de varios sistemas para adaptarlos a nuestras necesidades, por ello identificaremos los más comunes y estudiaremos los puntos fuertes y débiles para seleccionar el que mejor se ajuste, considerando los siguientes aspectos.
Ante la duda de si podrían producirse colas o retrasos hay que indicar que es fácil deducir que, si un determinado número de empleados/as realizan la entrada y salida del puesto de trabajo en un mismo horario, y si han de pasar por un mismo punto de acceso, puedan producirse colas y esperas, en la mayoría de casos esto no debería ser un problema, podrían tomarse medidas para agilizar las esperas, pero consideraremos que es importante al poder ser una fuente de conflictos y estrés para las personas que integran la plantilla.
Otra cuestión es si podrían los empleados/as ‘trampear’ el sistema traspasándose entre ellos las credenciales. Esta es una gran preocupación, ya que si un trabajador/a puede realizar accesos de otro empleado/a ‘ausente’ la veracidad de los datos recogidos se ve comprometida y el sistema se vuelve ineficaz e incluso inútil.
Ante la pregunta de si es necesaria una gestión de llaveros/tarjetas o elementos de identificación, hay que destacar que los sistemas de identificación como tarjetas personales sí han de ser gestionados ya que son elementos físicos que han de identificar a un único empleado/a y que debe llevar consigo en todos sus controles. Es por esto que son susceptibles a la necesidad de ser gestionados con el coste que esto conlleva. Un elemento físico ha de ser adquirido, personalizado para cada trabajador/a y en ocasiones puede ser perdido, olvidado o deteriorado.
En cuanto al hardware que se utiliza para realizar cada registro será analizado para determinar si el sistema físico de identificación es un hardware genérico y variado, fácilmente sustituible y programable, o un hardware con propietario o licenciado. En cuanto al software, que es lo que guardará toda la información de registros, computará las horas realizadas y comunicará o transformará la información a los informes de control de horario laboral, debe analizarse si utiliza un sistema lógico de identificación genérico y/o de código abierto, fácilmente sustituible o programable, o un software especializado con propietario o licenciado.
Con todas estas cuestiones encima de la mesa de cara a tomar la decisión más eficaz y eficiente, empezaremos el análisis con los controles presenciales clásicos, aquellos que hemos visto en películas, como Tiempos modernos, largometraje de Charles Chaplin de 1936, en la que los empleados a las 6 de la mañana en punto se agolpan en unos casilleros para realizar el control presencial en la fábrica de última generación. Es precisamente desde tiempos modernos, desde cuando las tarjetas en papel se han informatizado y el código de barras ha resultado un sistema de identificación eficaz en todos los aspectos e innumerables aplicaciones. El control presencial de empleados/as, mediante una tarjeta con un código de barras es un sistema simple y eficaz. Un punto de lectura de códigos de barras accesible a los trabajadores/as es tan simple como realizar una lectura en cada entada y salida para que el sistema registre al empleado/a y la hora de lectura.
En contra de este sistema está el hecho de que podría producir colas o retrasos, los empleado/as podrían traspasarse el código de barras y sería necesaria una gestión de códigos y tarjetas. A favor está que el hardware y software empleado es abierto, económico y fácilmente sustituible.
Un sistema más avanzado pero similar en su concepto, es el sistema MIFARE que utilizando tecnología NFC Near Field Communication, o comunicación de campo cercano, es decir una comunicación de datos por campos electromagnéticos de los objetos que los incorporan cercanos a un receptor. Este sistema se puede incorporar en tarjetas, llaveros, pulseras, adhesivos e incluso los hemos visto en el pasado Mundial de Fútbol identificando los balones reglamentarios.
Al igual que el código de barras este sistema podría producir colas o retrasos, los empleados/as podrían traspasarse el dispositivo de acceso y es necesaria una gestión de identificadores, en este caso más caros que el código de barras. Como el código de barras, tiene a favor que el hardware y software empleados son abiertos, económicos y fácilmente sustituibles.
En la actualidad ya se están utilizando los sistemas llamados biométricos, que permiten identificar al trabajador/a por sus rasgos biológicos eliminando, por completo, el posible traspaso de identidades entre ellos/as. El control presencial por huella dactilar, como en los casos anteriores, se basa en que el empleado/a realiza registros en un punto de lectura a la entrada y salida de la jornada laboral. En contra tiene solamente que podría producir colas o retrasos, mientras que a favor ya mencionamos que es intransferible.
Se gestiona fácilmente, ya que el registro de nuevos empleados/as es informatizado y se realiza una sola vez, se elimina la necesidad de adquisición de elementos identificativos y, por ende, la posibilidad de pérdidas y sustituciones. Además, el hardware y software utilizados son abiertos, económicos y fácilmente sustituibles.
El reconocimiento facial es el más complejo de los reconocimientos biométricos ya que, a diferencia de la huella dactilar, la cara de los empleados/as cambia, sobre todo si es viernes. Al igual que los sistemas de control presencial mencionados hasta el momento depende de un punto de reconocimiento a la entrada y salida de la jornada laboral, que automatiza el registro. Esto podría producir colas o retrasos y en este caso si son necesarios un hardware y software especializados, que utilicen algoritmos complejos para el reconocimiento. A favor tiene que es intransferible entre empleados/as, aunque se han dado casos en los que se ha burlado alguno de estos sistemas con fotos o fotocopias. Así mismo, la gestión es simple como en el caso de la huella dactilar.
Para finalizar este repaso sobre las posibilidades, contamos con el sistema control presencial más lógico. La utilización de una plataforma informática de acceso con usuario y contraseña. A diferencia de los sistemas anteriores, eliminamos la necesidad de un punto físico de fichaje en la entrada/salida del puesto de trabajo. Los empleados/as pueden utilizar su terminal móvil, en cualquier plataforma Android o iPhone, o también cualquier dispositivo con acceso a internet (o intranet) para realizar los registros. Es posible limitar el acceso al sistema de fichaje, desde un acceso wifi de la empresa para eliminar la picaresca de, por ejemplo, fichar desde un atasco.
Aprovechar el sistema de gestión centralizado de nuestra empresa, o ERP, para este fin es el sistema más lógico porque en él ya gestionamos todo lo relativo a nuestros empleados/as. A favor tiene que el traspaso de identidades es poco probable. El espacio informatizado, donde un trabajador/a además de realizar los controles presenciales guarda información confidencial como sus nóminas, gestiona sus vacaciones y realiza otras comunicaciones y tareas con la empresa, no se suele compartir. Se eliminan completamente las colas al poder realizar registros simultáneos. Además, la gestión es sencilla, basta con dar el alta en nuestro sistema a un nuevo empleado/a. El hardware en general, y en la mayoría de los casos, lo pone el empleado/a ya que es su dispositivo móvil y el software puede ser un sistema ERP como Odoo, de código abierto, escalable y accesible desde todo el mundo.
Desarrollador Odoo/ERP