Las empresas de nuestro entorno han iniciado un camino sin retorno hacia la innovación y la mejora continua del proceso industrial a través de la digitalización, camino que resulta necesario y casi obligatorio ya que la transformación digital sirve de ayuda para conocer mejor los procesos, cómo estos se pueden enfocar hacia una eficiencia en la producción, en qué medida podemos aprender de ellos y cómo podemos cambiarlos, para que resulten más eficaces y, sobre todo, más competitivos.
En su conjunto la digitalización puede entenderse como una manera necesaria de evolución de las organizaciones, fundamental en el mundo actual, dada la necesidad evidente de conexión, comunicación o información, con la que es necesario jugar y competir. Existen múltiples sectores o negocios que serían inconcebibles sin una digitalización del sector, ya que no podríamos entender las relaciones empresariales sin el comercio electrónico, la compra de productos o servicios sin venta online o la realización de reservas de un establecimiento o emprender un viaje sin posibilidades de gestión en internet.
Estas transformaciones han generado la irrupción de nuevos modelos de negocio, donde se ha migrado a sistemas que han permitido ahorros o reducción de costes enormes, debido a una optimización de sus procesos y por tanto mejoras notables en los volúmenes de gastos generados que anteriormente se asumían. Esta situación de cambio también ha permitido en muchos casos la aparición de competidores o empresas que tradicionalmente no irrumpían en determinados sectores, pero que debido a la presencia de nuevas opciones o tecnológicas en el mercado, han logrado minimizar las barreras hasta ahora existentes y que limitaban la entrada.
En este entorno las empresas están tomando cada vez mayor conciencia de que las claves del éxito se encuentran en cómo integrar la revolución tecnológica con los recursos disponibles en las organizaciones, tanto en la gestión del personal, en sus habilidades o en la mejora de las infraestructuras, ya que se antojan factores necesarios para afrontar con garantías esta etapa de la carrera digital.
Las organizaciones deben adaptar sus formas de comunicación, flexibilidad y cultura empresarial a estos nuevos tiempos, de tal manera que puedan resultar más atractivas o interesantes en el momento de captar al cliente. y, desde luego, como factor integrador de todo este cambio se encuentra la digitalización de los sistemas de gestión, la capacidad de trabajar de una manera más deslocalizada, la amplia flexibilidad en la forma de producir y, al mismo, una cierta presión por alcanzar los resultados previstos en ciclos productivos que cada vez son más cortos.
La habilidad para poder visualizar el cambio antes que la competencia y poder así adaptar los modelos de negocio, cobra cada vez una mayor relevancia y aquellos perfiles empresariales que tengan mayor flexibilidad, capacidad de aprender y reinventarse, tendrán sin duda parte del camino andado y una mayor probabilidad de éxito en las organizaciones del futuro.
Evidentemente, como en casi todo, también existe una parte importante de riesgo, que vendrá derivada de la fractura social o de la pérdida de competitividad que se producirá en determinadas áreas, tanto a nivel individual como organizativo. La automatización de determinados procesos puede, desde luego, generar la reducción de personal en plantilla, aunque con el enfoque adecuado este personal será más productivo o rentable si se invierte en formación y se apuesta porque se adapte a la cambiante realidad empresarial.
Los sistemas de gestión, evidentemente no pueden ser ajenos a un contexto empresarial en constante transformación digital, en este sentido la necesaria adaptación de las empresas debe ser aprovechada para convertir esos sistemas en impulsores y herramientas facilitadoras de la transformación digital en los ámbitos de la empresa incrementando su valor. Este nuevo entorno se está plasmando cada vez más en la normalización, a nivel general en las Normas ISO, en aquellos estándares que resultan de aplicación específica en diferentes sectores, como en el caso de la seguridad de la información, el comercio electrónico, los sistemas de automatización, los lenguajes de programación, o la fabricación de productos o servicios de distinta índole, entre muchas otras.
El aumento progresivo de la digitalización de las actividades y procesos están tendiendo cada vez más a una estandarización y la innovación en productos o servicios digitales es cada vez más evidente, así como la necesidad de documentar y controlar estos aspectos es más oportuna.
El hecho de que un Departamento de calidad en una organización disponga de una herramienta de gestión como un ERP, puede sin duda aportar las garantías necesarias para los procesos ejecutados, ya que es la base de la transformación de las empresas tradicionales en empresas digitales, aportando transversalidad a las organizaciones y una visión general del negocio, lo que les convierte en un recurso fundamental para apoyar a la dirección y generar los datos e información necesarias para una adecuada toma de decisiones.
Con todo esto lo que se pretende es convertir al Sistema de Gestión en una herramienta de transformación digital de las organizaciones, con sus procesos, productos o servicios, relacionando la infraestructura existente con la digitalización de los procesos, con la arquitectura tecnológica, con el uso de las tecnologías emergentes, en definitiva, para definir los nuevos modelos de negocio.
“Este tipo de herramientas de gestión facilitan las relaciones”
Cada vez se habla más de la importancia de los sistemas de gestión y de la necesidad de que estas herramientas contribuyan a la digitalización de las empresas, ¿cuál es tu visión de esta necesidad?
Considero importante que las empresas, sea cual sea su tamaño, dispongan de un programa – software de gestión, que permita a las organizaciones tener un control completo de la gestión de todo el sistema de forma integrada. Puede plantearse como la opción ideal para llevar a cabo la implantación y mantenimiento de un sistema de gestión de las diferentes normativas legales o voluntarias disponibles: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001…
Y, ¿cuáles consideras que son los principales beneficios que le aporta a una empresa contar con un sistema de gestión e invertir en este tipo de herramientas?
Los principales beneficios de contar con un software para la implantación y el mantenimiento de un sistema de gestión, según mi experiencia son que ayudan a definir los procesos de la organización, a gestionar las personas -organigrama, responsabilidades, formación, etc.-, permiten controlar las infraestructuras y realizar un adecuado control de la gestión documental, al mismo tiempo que facilitan el registro y seguimiento de los programas de auditoría, así como el tratamiento de todas las acciones de mejora y no conformidades, que puedan existir. A esto hay que añadir que este tipo de herramientas de gestión facilitan las relaciones con proveedores y el control de la cadena de suministros, además de la relación con clientes y colaboradores.
Por último, teniendo en cuenta el nivel de oferta y competitividad, ¿qué tipo de softwares son los más aconsejables?
Entre los softwares ofrecidos en el mercado existe una gran variedad que se adaptan a cualquier tipo de empresa. La mayoría de las entidades de certificación cuenta con su propia herramienta al igual que empresas de consultoría con el fin de gestionar adecuadamente los procesos del sistema de gestión, basados en normas internacionales ISO y en el ciclo de mejora continua o ciclo PDCA -Planificar, Hacer, Verificar y Actuar-. Entre las mejoras de los softwares actuales destacar que aparece por primera vez el formato cloud; formato que aporta eficiencia a la gestión y proporciona alta disponibilidad, desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet, seguridad y actualizaciones automáticas, al tiempo que reduce tiempo y costes de administración. Para finalizar, quiero destacar el valor añadido que genera en una empresa un software de gestión ya que ayuda a mantener el sistema de gestión al día y a dar cumplimiento a los requisitos exigidos por las normas.
Consultor en calidad, medioambiente y PRL