El registro de jornada laboral: riesgos y desafíos para la empresa

A partir del 12 de mayo entra en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

El pasado 8 de marzo se publicó el RD-Ley 8/2019, refrendado en el BOE-A-2019-3481, por el que se reforman cuatro artículos del Estatuto de los Trabajadores (4, 12, 34 y 35) que conlleva, a modo de resumen, la obligatoriedad para todas las empresas de llevar a cabo un control horario de la jornada también para los empleados a jornada completa.

El registro diario de las horas de trabajo a partir del 12 de mayo de 2019 no es en sí una nueva obligación, puesto que el registro ya era plenamente exigible desde principios de 2014 para todos los contratos a tiempo parcial. La novedad del registro de la jornada diaria es que, a partir de esa fecha, cualquier empresa que opere en España, independientemente de su tamaño y de la modalidad de contratación laboral utilizada, ha de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno de sus trabajadores.

Este Real-Decreto supone nueva redacción del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET) señalando que el registro diario de la jornada debe aplicarse «sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en el mismo precepto». En consecuencia, la obligación de dicho registro diario de jornada será igualmente exigible en trabajos que no se presten físicamente en el centro de trabajo o con jornada variable a lo largo de la semana o del mes.

Otro aspecto relevante de esta reforma es que el Gobierno, consciente de la imposibilidad de que una única ley regule el conjunto de peculiaridades que pueden darse en los horarios de todos los trabajadores nacionales, se ha limitado a introducir un nuevo apartado en el citado artículo del ET, en el que fija que la organización y documentación del registro de la jornada diaria se establecerá «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la compañía, se organizará y documentará este registro de jornada». Cualquiera que sea el sistema de registro establecido, la norma requiere que la empresa conserve los datos consignados en los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Qué desafíos plantea el registro de la jornada laboral?

La nueva reforma, ya se esté a favor o en contra, presenta en cualquier caso numerosos desafíos que hasta ahora posiblemente no se estaban abordando de manera profunda. Aspectos como, por ejemplo, la productividad de los trabajadores y la flexibilidad laboral, la necesidad de controlar mejor el absentismo o disponer de herramientas eficaces en el entorno de trabajo que faciliten el control de las horas trabajadas.

Debemos tener también en cuenta factores que hoy tienen además una gran trascendencia en el mercado laboral español. El auge del teletrabajo, la necesidad de abordar la digitalización o la importancia de utilizar sistemas de gestión modernos e integrados son algunos de los retos que las compañías deben enfrentar de manera sistemática y con el objetivo de mejorar la gestión de los Recursos Humanos.

En esta línea, se están imponiendo cada vez más las soluciones de gestión de Recursos Humanos que incluyen modalidades de control presencial, tienen en cuenta la movilidad del trabajo hoy día y se adaptan además a los requisitos de la nueva normativa.

Sistema seleccionado

Este cambio del artículo 34 del ET no impone un sistema específico de control diario de la jornada al que queda sometida toda clase de prestación de servicios laborales, pudiendo la empresa elegir cualquier sistema de registro, manual, informático, por control remoto -a través de los teléfonos móviles-, sistema de huella dactilar, y otros que cumplan el objetivo de la norma y que se adapte a sus necesidades.

Las directrices ya las plasmó la Inspección de Trabajo en la instrucción 3/2016 sobre intensificación del control del tiempo de trabajo y horas extraordinarias. De acuerdo con el criterio sentado por la Inspección, el tipo de sistema de registro resulta de libre elección para la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día, la hora de inicio y de finalización de la jornada.

Los cuadrantes horarios, horarios o calendarios no se consideran un registro de jornada. Las empresas tendrán que ponderar la proporcionalidad del sistema de control y el tratamiento de datos personales.

Sanciones

El incumplimiento de la obligación de registro de la jornada de trabajo de los empleados será calificado como infracción laboral y se sancionará con multas:

Infracciones leves: de 60 a 625 €, por no informar de las principales condiciones laborales o incumplir el proceso de comunicación de las mismas.

Infracciones graves: de 625 € a 6.250 €, en casos de irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.

Infracciones muy graves: de 6.250 € a 187.515 €, en el caso de que se haya producido un aumento indebido de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato, o bien se supere el máximo legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.

Recomendaciones prácticas

Teniendo en cuenta su amplia experiencia en el sector laboral, Grupo Isonor recomienda que las empresas elijan el sistema que mejor se adapte a su sistema de producción, pero que siempre cumplan los siguientes requisitos:

• Debe ser un registro diario y ha de especificar la hora de entrada y salida de cada trabajador.
• La fiabilidad e invariabilidad de los datos registrados para evitar la manipulación o alteración de los mismos.
• Deben poder ser inspeccionables en el propio centro de trabajo o en la sede de la empresa.
• No serán por tanto ni suficientes ni válidos, la exhibición del horario general de aplicación a la empresa o cuadrantes de previsión de horarios para cada empleado.
• Se obliga a la empresa a que conserve los registros diarios de jornada de cada uno de sus trabajadores durante cuatro años, debiendo permanecer los mismos a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
• Permanece en vigor la obligación de documentar, de forma individualizada por trabajador, las horas extras que se presten, junto con la compensación de las mismas con descanso -dentro de los cuatro meses siguientes a su realización-, o en su caso su retribución para acreditar que las mismas no exceden del límite máximo de 80 horas anuales.

Normativa

Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores

Instrucción 3/2016 de Dirección General de Trabajo y Seguridad Social sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias

Cristina Pérez

Consultora en RR.HH.